Immobilienverwaltung für Wohnungseigentümer: Definition, Vorteile und Kosten

Eigentum verpflichtet – doch als Wohnungseigentümer können Sie mit Hilfe einer professionellen Immobilienverwaltung viel Zeit und Nerven sparen. Welche Aufgaben Sie abgegeben können und was dieser Komfort Sie kostet, erfahren Sie hier.

Angehende Immobilieneigentümer müssen viele rechtliche Punkte beachten, Finanzierungs– und Steuerfragen klären und wichtige Entscheidungen treffen. Als Belohnung für ihre Mühe winkt Investoren eine Immobilie mit lukrativer Rendite, die auf lange Sicht passives Einkommen erzeugen kann. 

Doch Eigentumswohnungen sind auch nach dem Kauf mit Verantwortung und einem gewissen Aufwand verbunden. Die gute Nachricht: Sie können diesen Aufwand reduzieren und in die Hände von Profis legen. Sie entscheiden dabei, wie stark Sie in die Verwaltung Ihrer Wohnung eingebunden sein möchten. 

Welche Möglichkeiten Sie als Besitzer einer Eigentumswohnung bei der Immobilienverwaltung haben und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, zeigt Ihnen dieser Artikel.

Welche Möglichkeiten zur Verwaltung von Immobilien gibt es?

Bei Immobilienobjekten mit mehreren Wohneinheiten, Mehrfamilienhäusern, richtet sich die Verwaltung nach den Eigentumsverhältnissen:

• Variante 1: Das gesamte Gebäude inklusive aller Wohnungen gehört einem Eigentümer.
• Variante 2: In einem Gebäude gibt es mehrere Wohnungen, die mehr als einem Eigentümer gehören. 

In Variante 1 kann der Eigentümer für die Verwaltung seiner Immobilie einen Mietverwalter einsetzen, der ihm verschiedene Aufgaben abnimmt. Gibt es innerhalb eines Objekts verschiedene Wohnungseigentümer, bilden diese eine sogenannte Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und können eine WEG-Verwaltung, auch Hausverwaltung genannt, bestellen. 

Hintergrund: Die rechtliche Grundlage für Wohneigentum liefert das Wohnungseigentumsgesetz. Es regelt die Rechte und Pflichten von Wohnungseigentümern und beschreibt die Aufgaben einer WEG-Verwaltung.

Wir gehen im Folgenden davon aus, dass Sie eine Eigentumswohnung in einem Gebäude mit mehreren Wohnungen kaufen. Mit Ihrer Investition in eine Eigentumswohnung erwerben Sie Anteile am Gemeinschaftseigentum des gesamten Objekts. Dazu gehören beispielsweise Außenbereiche oder gemeinschaftlich genutzte Flächen. Zum anderen erwerben Sie das Sondereigentum (SE), das alles umfasst, was zu Ihrer eigenen Wohnung gehört, wie Bodenbeläge, Räume oder ein Keller- und Dachbodenabteil. Diese beiden Formen des Eigentums lassen sich unterschiedlich verwalten:

Verwaltung des Gemeinschaftseigentums

Bei mehr als einem Eigentümer innerhalb eines Objekts treffen unterschiedliche Interessen und Ansprüche aufeinander, auch gegenüber Dritten. Um ihren gesetzlichen Rechten und Pflichten gerecht zu werden und das Gemeinschaftseigentum wirtschaftlich und technisch verwalten zu lassen, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft eine professionelle Hausverwaltung einsetzen. Stehen beispielsweise Reparaturen im Treppenhaus an, kann die Hausverwaltung die Handwerksarbeiten unkompliziert und im Interesse der Eigentümer abwickeln.

Verwaltung des Sondereigentums

Für die Verwaltung Ihres Sondereigentums sind Sie als Wohnungseigentümer selbst verantwortlich. Doch auch diese Verantwortung können Sie in Teilen abgeben und damit Aufwand reduzieren. Zwei Möglichkeiten erläutern wir im Folgenden: 

• Sondereigentumsverwaltung: Sie lassen Ihr Eigentum verwalten und zahlen dafür eine Gebühr. Sie haben dadurch kaum Aufwand. Der Verwalter vertritt Sie beispielsweise bei der Neuvermietung oder der Eigentümerversammlung. Zudem haben Sie selbst keinen Kontakt zum Mieter, der sich bei Anfragen direkt an die Verwaltung wendet. Welche Entscheidungen Sie dem Verwalter in welchem Rahmen übertragen, regeln Sie in einer Vereinbarung. Sie tragen die finanzielle Last bei Leerstand allerdings selbst. 
• Mietpool: Bei einer Immobilie mit mehreren Wohneinheiten können sich die Eigentümer zu einem Mietpool zusammenschließen und ihr Eigentum verwalten lassen. Die Vermietungsrisiken tragen diese gemeinsam: Fallen Mieteinnahmen etwa aufgrund von Leerstand aus, kommt die Gemeinschaft dafür teilweise auf. Auch lassen sich damit unterschiedliche Miethöhen bei frisch-renovierten Bestandsbauten (Stichwort: „alte Mietverträge“) besser ausgleichen. Es fallen jedoch Verwaltungsgebühren an.

Verwaltung anderer Anlageklassen 

Als Investor können Sie heute aus zahlreichen Anlageklassen die passende Immobilie für Ihr Investitionsziel finden. Je nach Objektart kann es weitere Möglichkeiten geben, um Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Besonders attraktiv sind hierbei Pflegeimmobilien: So minimiert das sogenannte Betreiberkonzept Ihren Aufwand erheblich. Ein Betreiber zahlt Ihnen dabei eine Pacht und erledigt wichtige Aufgaben rund um Vermietung und Instandhaltung der Immobilie. Ähnliche Planbarkeit der Mieteinnahmen durch langfristige Pachtverträge finden Sie bei anderen Betreiberkonzepten wie zum Beispiel Micro-Apartments oder Serviced Apartments. 

Warum die Immobilienverwaltung sinnvoll ist und welche Aufgaben dazugehören

Wohnungseigentümergemeinschaften sind nicht verpflichtet, ihr Gemeinschaftseigentum verwalten zu lassen. Bei einer WEG ohne Verwalter kann die Hausverwaltung in Eigenregie erledigt werden, indem einer der Eigentümer zum Verwalter bestellt wird. Auch die Verwaltung Ihres Sondereigentums können Sie selbst übernehmen.

Es hat allerdings Vorteile, die Verwaltung, ob für das Haus oder die eigene Wohnung, einem Profi zu überlassen. Allein die Auseinandersetzung mit rechtlichen Themen und Gesetzesänderungen kostet Zeit und erfordert gute Kenntnisse der Materie. Welche Aufgaben und Vorteile hat eine professionelle Haus- oder Wohnungsverwaltung?

Aufgaben eines WEG-Verwalters

Die Fassade des Wohnhauses, in dem Ihre Wohnung liegt, muss erneuert werden? Reparaturen im Treppenhaus stehen an? Um solche Maßnahmen kümmert sich die WEG-Verwaltung für Sie. Dazu gehört auch die Verwaltung von Instandhaltungsrücklagen aller Eigentümer. 

Die WEG-Verwaltung setzt außerdem Beschlüsse durch, die Sie und die anderen Eigentümer gemeinschaftlich getroffen haben, und stellt eine Hausordnung auf. Am Ende eines jeden Jahres übernimmt der WEG-Verwalter darüber hinaus die Jahresabrechnung und stellt für jeden Eigentümer eine Nebenkostenabrechnung auf.

Übrigens: Die konkreten Aufgaben des WEG-Verwalters werden in einem Verwaltervertrag festgehalten. Wie ein solcher Vertrag aufgebaut ist und was enthalten sein sollte, zeigt Ihnen unser Mustervertrag.

Aufgaben eines SE-Verwalters

Wenn es um Ihre konkrete Eigentumswohnung geht, ist es die Aufgabe eines Sondereigentumsverwalters, Ihren persönlichen Aufwand in Bezug auf die Wohnung zu reduzieren. Zu seinen Aufgaben gehört deshalb die Klärung von wirtschaftlichen und technischen Anliegen innerhalb Ihrer Wohnung. 

Der SE-Verwalter wickelt für Sie beispielsweise die Kaution ab, erstellt die Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihren Mietern, nimmt Kündigungen entgegen, kommuniziert Mieterhöhungen und verwaltet die Mietzahlungen. 

Vorteile der WEG- und SE-Verwaltung

Sowohl in Bezug auf das Gemeinschafts- als auch das Sondereigentum profitieren Sie mit der Verwaltung durch Profis von zahlreichen Vorteilen:

• Sie sparen viel Zeit und Nerven.
• Sie müssen sich nicht tiefergehend mit gesetzlichen Fragen auseinandersetzen.
• Sie müssen keine Schreiben aufsetzen.
• Sie können die Auswahl geeigneter Mieter anderen überlassen.
• Sie müssen Instandhaltungsprozesse nicht im Detail überwachen.
• Sie können sicher sein, dass Betriebskosten professionell abgerechnet werden. 
• Sie müssen Handwerker nicht selbst beauftragen.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Die Liste der Vorteile einer Immobilienverwaltung ist lang und die Aufgaben eines Verwalters sind komplex. Eine pauschale Aussage darüber, was die Wohnungseigentumsverwaltung und Sondereigentumsverwaltung kosten, ist deshalb schwierig zu treffen. Außerdem hängen die Kosten von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Umfang der Verwaltungsleistungen und der Größe, dem Zustand und dem Standort der Wohnanlage.

Die Kosten können als Prozentsatz der Kaltmiete berechnet werden. Üblicher ist bei der WEG-Verwaltung allerdings, einen monatlichen Fixbetrag pro Wohneinheit zu vereinbaren. Als Richtwert dafür gibt der Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV) eine pauschale Grundvergütung zwischen 18 und 30 Euro an. Achten sollten Eigentümer darauf, wie unregelmäßig anfallende Arbeiten abgerechnet werden, um sich vor Zusatzkosten zu schützen.

Auch bei der SE-Verwaltung wird in der Regel eine Pauschale abgerechnet. Laut dem Branchenbarometer 2018 des VDIV lag diese 2017 bei durchschnittlich rund 29 Euro pro Monat und Sondereigentumseinheit. 

So gelingt die Verwaltersuche

Wichtiger als die Kosten für die Verwaltung Ihrer Immobilie ist jedoch, welche Leistungen Sie bekommen und dass Sie einen zuverlässigen Immobilienverwalter finden. Nehmen Sie sich deshalb Zeit bei der Suche und holen Sie verschiedene Angebote ein, die Sie zusammen mit den anderen Eigentümern auswerten. Oder nutzen Sie die Kontakte von Immoheld – wir arbeiten seit Jahren mit erfahrenen Verwaltern zusammen und beraten Sie gern dazu, was einen guten WEG- und Sondereigentumsverwalter ausmacht.